09 jun Evite problemas, confira 10 dicas sobre contabilidade!
Muitos empresários acabam deixando a contabilidade em segundo plano e no final das contas não apenas perdem o controle das finanças, mas até recebem multas e taxas para pagar. Confira algumas dicas para contabilidade e evite esse tipo de problema:
1 –Separe as despesas pessoas das empresariais
Alguns empreendedores, principalmente os iniciantes, tendem a misturar as finanças pessoais com as da empresa e acabam por não montar sistemas financeiros e contábeis separados. Isso pode causar uma grande confusão no futuro, pois não será fácil determinar quais foram as despesas da casa e quais as finanças relacionadas ao negócio. Pode parecer simples no começo, mas com o tempo as coisas ficarão mais difíceis. Evite também usar o cartão de crédito ou cheque da empresa para despesas pessoais, uma vez que isso pode dar origem a problemas com a legislação.
2 – Controle contábil
Analisar e avaliar as contas de tempos em tempos. Isso auxilia no controle das informações que não se acumularão. É importante ficar atento à situação contábil da empresa e determinar períodos em que tudo será revisado. O ideal é que este período seja menor que o mensal, pois alguns bancos não fornecem extratos com uma base mensal. Se este for o caso, solicite a alteração desse serviço, para que o setor contábil não tenha dificuldades para o acesso aos dados.
3 – Controle das informações
Com a análise periódica e o controle das informações, você terá ciência de quando será necessário fazer pagamentos, receber de credores, enfim, estará a par do que precisa ser feito. Caso deixe que passem dias, semanas ou quinzenas sem atualizar os registros, alguns dados importantes podem ser esquecidos. Se as suas finanças empresariais são modificadas diariamente, deverá contar com um sistema contábil que precisará ser atualizado com frequência. Nele, devem ser incluídas vendas, compras e demais transações diárias.
4- Proatividade com o contador
Ser proativo não quer dizer que você precisa ser amigo ou saber da rotina do seu contador. A dica de contabilidade é: basta manter os registros contábeis em dia, assim facilitará o trabalho de ambos. O contador necessita de informações precisas e por essa razão é importante pedir a ele conselhos e recomendações para organizar os dados que ele vai precisar.
5 – Forneça as informações necessárias ao contador
Imagine um mecânico sem as ferramentas e peças necessárias para consertar um veículo. É assim que fica o seu contador se ele não tiver acesso aos dados e demais informações das quais precisa para manter organizada a contabilidade da empresa. O ideal é manter os registros em dia e nada melhor que uma relação harmoniosa com o contador. Ele pode orientar quanto ao que é necessário para fazer a sua contabilidade de acordo com a situação da sua empresa.
6 – Tenha o controle da documentação
Registros de abertura e migração de empresa, contratos sociais, notas fiscais, registro do ponto dos funcionários, guias de recolhimento e outros documentos devem ser lançados no escritório de contabilidade. Terminada a análise do contador, eles devem voltar para empresa e serem armazenados. Outra das dicas de contabilidade que é preciso ter muita atenção: A contabilidade se utiliza desses documentos apenas para a execução dos serviços e após isso a empresa precisa mantê-los guardados e organizados.
7 – Simplicidade e consistência
Garanta simplicidade e consistência das informações, pois a escrita depende de colunas, planilhas e outras informações que precisam estar bem organizadas. O ideal é manter tudo bem simples para evitar frustrações e erros. Em alguns casos não é necessário detalhar todos os rendimentos e despesas, somente registrá-los. Veja com o contador quais etapas podem ser registradas com simplicidade para poupar tempo, uma vez que não é necessário analisar determinados dados em muitos pormenores.
8 – Automatize as faturas
Outras das dicas de contabilidade que muitos alguns complicado de fazer, mas não é! Alguns serviços disponíveis hoje no mercado para as faturas online podem emitir faturas de forma simples, mantendo o registro com facilidade. São serviços em conta, que facilitam a vida tanto do empresário quanto do contador.
9 – Software correto
Os livros manuais e folhas de cálculo são ferramentas do passado. Apesar deles ainda serem usados por muitos empresários, são suscetíveis a erros humanos e os aplicativos foram desenvolvidos para corrigir essas falhas. Alguns modelos de plataformas online disponíveis no mercado podem ser soluções extremamente úteis e garantem o bom andamento das atividades contábeis da empresa.
10 – Contrate um bom contador
É importante ter os serviços de um contador em diferentes questões e não apenas com a escrita diária. Sistemas informatizados e intuitivos voltados para a prestação do serviço contábil irão auxiliar muito no controle interno e financeiro da empresa.